Binnen Exact Online Handel spelen voorraadinstellingen een belangrijke rol bij het bepalen van het besteladvies. Toch krijgen we hier in de praktijk regelmatig vragen over. Bijvoorbeeld over de betekenis van de veiligheidsvoorraad, het bestelniveau of de maximale voorraad.
Veel gebruikers verwachten dat Exact automatisch bestellingen aanmaakt zodra de voorraad te laag wordt. In werkelijkheid werkt dit anders. Exact ondersteunt bij het maken van een besteladvies, maar het aanmaken van een bestelling blijft altijd een bewuste handmatige stap. In dit artikel leggen we uit hoe de belangrijkste voorraad- en bestelvelden werken en hoe je deze optimaal kunt inzetten binnen Exact Online Handel.
Exact Online genereert geen automatische bestellingen. Op basis van ingestelde waarden berekent het systeem een besteladvies. Dit advies helpt je bij het bepalen wanneer en hoeveel je moet bestellen, maar jij blijft verantwoordelijk voor het daadwerkelijk plaatsen van de order. Een goed ingerichte artikelkaart is daarom essentieel voor een betrouwbaar bestelproces.
Binnen elk artikel in Exact Online zijn verschillende velden beschikbaar die invloed hebben op voorraadbeheer en bestellingen. We hebben de verschillende velden voor je op een rij gezet:
De besteldoorlooptijd geeft aan hoeveel dagen er zitten tussen het plaatsen van een bestelling en de ontvangst van de goederen. Deze waarde wordt gebruikt om een verwachte ontvangstdatum te berekenen, maar wordt niet meegenomen in het standaard besteladvies.
Het minimaal aantal bepaalt wat de minimale afname is bij een leverancier. Wanneer je een besteladvies genereert, houdt Exact hier altijd rekening mee. Bestellingen worden nooit lager geadviseerd dan dit minimum.
De inkoopeenheid geeft aan in welke verpakking of hoeveelheid wordt ingekocht, bijvoorbeeld per stuk, per doos of per pallet. Bij het berekenen van het besteladvies wordt altijd afgerond op basis van deze eenheid.
De veiligheidsvoorraad is een extra buffer om onzekerheden op te vangen, zoals vertraagde leveringen of onverwachte pieken in de vraag. Deze voorraad is bedoeld als vangnet en niet als reguliere werkvoorraad. Belangrijk om te weten is dat de veiligheidsvoorraad niet wordt meegenomen in het standaard besteladvies. Deze waarde wordt vooral gebruikt voor monitoring en analyses.
Het bestelniveau bepaalt wanneer Exact aangeeft dat het tijd is om te bestellen. Zodra de werkelijke of verwachte voorraad onder dit niveau komt, wordt het artikel opgenomen in het besteladvies. In de praktijk is dit één van de belangrijkste instellingen voor een goed werkend bestelproces.
De maximale voorraad geeft aan tot welk niveau de voorraad wordt aangevuld wanneer er wordt besteld. Als de voorraad onder het bestelniveau komt, probeert Exact deze aan te vullen tot dit maximum.
Het besteladvies in Exact Online is gebaseerd op meerdere factoren:
Om vooruit te kijken naar de voorraadpositie gebruikt Exact de volgende berekening: Verwachte voorraad = Op voorraad + Inkomend – Uitgaand. Hiermee houdt het systeem rekening met openstaande verkooporders en lopende bestellingen.
De meest gebruikte methode is bestellen op basis van het bestelniveau. Hierbij verloopt het proces als volgt:
Exact controleert of de werkelijke of verwachte voorraad onder het ingestelde bestelniveau komt. Is dat het geval, dan verschijnt het artikel in het besteladvies. Vervolgens berekent Exact hoeveel er besteld moet worden om de voorraad aan te vullen tot het maximale niveau of het bestelniveau. Daarbij wordt altijd rekening gehouden met het minimale aantal en de inkoopeenheid.
Stel dat de maximale voorraad 100 is, de huidige voorraad 35 en de inkoopeenheid per 10. Het verschil is dan 65. Omdat er per 10 moet worden besteld, adviseert Exact 70 stuks. Hierbij krijgt de inkoopeenheid voorrang boven de maximale voorraad.
De besteldoorlooptijd wordt niet meegenomen in het berekenen van het besteladvies. Deze waarde wordt uitsluitend gebruikt om een verwachte ontvangstdatum vast te leggen bij een bestelling. Wil je toch rekening houden met levertijden in je bestelproces, dan moet je dit verwerken in het bestelniveau. Bijvoorbeeld door het bestelniveau te verhogen op basis van de gemiddelde afzet tijdens de levertijd.
De veiligheidsvoorraad wordt in standaard besteladviezen niet gebruikt als rekenwaarde. In de praktijk wordt deze vooral ingezet als:
De veiligheidsvoorraad is daarmee vooral een hulpmiddel voor voorraadbewaking, niet voor directe sturing van bestellingen.
Voor de meeste handelsbedrijven adviseren wij om minimaal de volgende velden zorgvuldig in te richten:
Deze instellingen bepalen in grote mate de kwaliteit van het besteladvies en de betrouwbaarheid van het voorraadbeheer. De veiligheidsvoorraad kan hierbij een ondersteunende rol spelen, maar is geen vervanging voor een goed ingesteld bestelniveau. Daarnaast is het belangrijk om levertijden mee te nemen in de inrichting, zodat bestellingen tijdig worden geplaatst.
Een goed ingerichte voorraadadministratie helpt om tekorten te voorkomen, overvoorraad te beperken en meer grip te krijgen op inkoop en voorraadkosten. Smarter ondersteunt organisaties bij het analyseren, inrichten en optimaliseren van voorraad- en bestelprocessen binnen Exact Online Handel. Wij helpen onder andere bij het instellen van artikelgegevens, het verbeteren van besteladviezen en het opzetten van rapportages.
Wil je weten of jouw inrichting optimaal is? Neem gerust contact met ons op voor een inventarisatie of optimalisatiescan.
