Versie: 1.0

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op iedere organisatie die één of meer diensten of producten van Smarter B.V. afneemt.

Verwerkingsverantwoordelijke:

Iedere organisatie die één of meer diensten of producten van Smarter B.V. afneemt.

Verwerker:

Naam: Smarter B.V.
Adres: Nijverheidsweg 32, 5061KL, Oisterwijk
KvK-nummer: 68889976

Hierna gezamenlijk aangeduid als “Partijen”.

1. Definities

1.1 Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
1.2 Verwerking: Iedere bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens.
1.3 Verwerkingsverantwoordelijke: De partij die het doel en de middelen van de verwerking vaststelt.
1.4 Verwerker: De partij die in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

2. Doel en aard van de verwerking

2.1 Doel: Smarter B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren en kunnen uitvoeren van haar diensten en producten, waaronder technische koppelingen (API’s), rapportages, dashboards, ondersteuning en overige functionaliteiten die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden gebruikt.

2.2 Soorten persoonsgegevens:

De persoonsgegevens die worden verwerkt kunnen onder meer bestaan uit:

• naam- en contactgegevens
• e-mailadressen
• functie- en organisatiegegevens
• inlog- en gebruikersgegevens
• administratieve gegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden aangeleverd
• data die binnen de diensten en modules van Smarter B.V. wordt ingevoerd (bijv. voorraadgegevens, bestellingen, werkprocessen).

2.3 Categorieën betrokkenen:

De persoonsgegevens hebben betrekking op:

• medewerkers van de Verwerkingsverantwoordelijke
• klanten of relaties van de Verwerkingsverantwoordelijke
• leveranciers of andere zakelijke contacten

2.4 Verwerkingsactiviteiten:

De verwerkingen omvatten onder meer:

• opslag en hosting van gegevens
• synchronisatie met externe systemen
• technische ondersteuning
• beveiliging, monitoring en logging
• bewaring, back-ups en herstelprocedures
• het uitvoeren van analyses en rapportages binnen de toepasselijke modules

3. Verplichtingen van de Verwerker

De Verwerker verplicht zich om:

3.1 Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke en conform diens schriftelijke instructies.
3.2 Geschikte technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, vernietiging of wijziging.
3.3 Vertrouwelijkheid te waarborgen door persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk te maken voor bevoegde medewerkers.
3.4 Geen persoonsgegevens aan derden door te geven zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke.
3.5 Te voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

4. Beveiligingsmaatregelen

4.1 De Verwerker treft minimaal de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Toegang tot systemen uitsluitend via MFA.
• Logging en monitoring van toegangs- en verwerkingsactiviteiten.
• Regelmatige back-ups en tests van gegevensintegriteit.

4.2 De Verwerker evalueert periodiek de effectiviteit van de beveiligingsmaatregelen en voert waar nodig verbeteringen door.

5. Meldplicht datalekken

5.1 De Verwerker meldt datalekken binnen 24 uur na ontdekking aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
5.2 De melding bevat ten minste:

• Een beschrijving van het incident.
• De aard van de betrokken gegevens.
• De gevolgen voor de betrokkenen.
• De genomen en voorgestelde maatregelen om de impact te beperken.

6. Subverwerkers

6.1 De Verwerker mag subverwerkers inschakelen, mits deze vooraf worden gemeld aan de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke kan bezwaar maken indien daar zwaarwegende redenen voor zijn.
6.2 De Verwerker blijft verantwoordelijk voor de naleving van deze Overeenkomst door de subverwerker.

7. Bewaartermijn

7.1 De Verwerker bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking en volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
7.2 Na beëindiging van de Overeenkomst verwijdert of retourneert de Verwerker alle persoonsgegevens, tenzij wetgeving anders vereist.

8. Controle en audits

8.1 De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te voeren om te controleren of de Verwerker voldoet aan de afspraken in deze Overeenkomst, mits deze audits vooraf worden afgestemd en de kosten voor rekening zijn van de Verwerkingsverantwoordelijke.
8.2 De Verwerker verleent volledige medewerking bij audits en verstrekt relevante informatie.

9. Aansprakelijkheid

9.1 De Verwerker is aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het niet naleven van deze Overeenkomst of toepasselijke wet- en regelgeving.
9.2 De totale aansprakelijkheid van de Verwerker is beperkt tot directe schade, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

10. Duur en beëindiging

10.1 Deze Overeenkomst treedt automatisch in werking zodra de Verwerkingsverantwoordelijke diensten van Smarter B.V. afneemt en blijft geldig zolang de Verwerker persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke.
10.2 Bij beëindiging van de samenwerking verwijdert of retourneert de Verwerker alle persoonsgegevens conform artikel 7.2.

11. Vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens

11.1 De Verwerker erkent dat bij de uitvoering van haar diensten en producten ook niet-persoonsgebonden bedrijfsgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, zoals voorraadgegevens, orderinformatie, financiële gegevens, bedrijfsprocessen en overige vertrouwelijke informatie (“Vertrouwelijke Gegevens”).

11.2 De Verwerker verplicht zich om Vertrouwelijke Gegevens uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van de overeengekomen diensten, deze niet te delen met derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, en passende maatregelen te treffen om deze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik.

11.3 De vertrouwelijkheidsverplichting geldt voor de duur van de overeenkomst en blijft van kracht gedurende twee jaar na beëindiging van de samenwerking, tenzij wettelijke verplichtingen anders vereisen.

12. Slotbepalingen

12.1 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
12.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Oost Brabant.

Ondertekening

Door gebruik te maken van één of meer diensten of producten van Smarter B.V. verklaart de Verwerkingsverantwoordelijke akkoord te gaan met deze verwerkersovereenkomst.