Patrick Pelsma over Weg met Excel en Power BI.

Bedrijven helpen met nieuwe inzichten, het visualiseren van data in dashboards en ontwikkelen van automatiseringen. Dat is waar Patrick Pelsma (26) energie en voldoening uithaalt. Hij vertelt over zijn ‘Weg met Excel’, Power BI en neemt ons mee in zijn ondernemersverhaal.

Digital nomad

Geboren in Roosendaal, maar inmiddels als digital nomad werkzaam vanuit Canada, Spanje, Nederland of ergens anders op de wereld. “Tijdens mijn studie International Financial Management mocht ik verschillende semesters in het buitenland doorbrengen. Ik liep stage bij Perfetti van Melle, de makers van veel soorten snoep, bij hun vestiging in Amerika. Tijdens mijn stage op de finance-afdeling liet mijn manager me zelf ondervinden wat ik interessant vond en waar ik impact mee kon maken. Destijds las ik het boek ‘4 hour work week’. Een van de punten die hierin aanbod kwam was de 80/20 regel. De regel luidt dat dat veelal 20% van je input leidt tot 80% van je output. Perfetti groeide als bedrijf zo hard dat het nieuwe magazijn wat ze gebouwd hadden, 5 jaar later al helemaal vol zat en waarbij de productiebanden overuren maakten. Ik ben me gaan focussen op de omzetdata van alle producten die verkocht werden. Ik maakte een uitgebreide analyse waaruit interessante conclusies volgden. Aan het einde van mijn stage, kreeg ik de kans dit aan het hele bedrijf te presenteren; die positief onder de indruk waren. Bepaalde producten werden uit het assortiment gehaald waardoor een gedeelte opslagcapaciteit en productiecapaciteit vrijkwam voor hardlopende producten. Ze werken nu nog steeds met deze analyses. Dat geeft me een kick!”

Ondernemen

“Toen ik terug in Nederland kwam begon het ondernemen te kriebelen. Ik startte naast mijn studie met een klasgenootje een bedrijf. We importeerden producten die we daarna verkochten op verschillende platforms waaronder bol.com. Het experimenteren met handel en het leren in de praktijk bracht ons veel. Echter waren we beiden te gericht op finance en automatiseringen waardoor het ontbrak aan marketing en sales. Toen ik na enige tijd en veel ervaringen rijker de kans kregen om het te verkopen, had ik die kans gepakt. Ik ging ondertussen parttime werken bij een accountancybureau in Roosendaal (ZFG Finance). Tijdens mijn stage bij Perfetti was ik al in aanraking gekomen met Power BI. Deze kennis heb ik tijdens mijn werk bij ZFG Finance uitgebreid. Hier heb ik onder andere samen met de eigenaar voor diverse klanten Power BI dashboards opgezet, om zo nog betere inzichten te creëren.”

Meer over Power BI

Het onderwerp waarop hij afstudeerde. “Power BI (Business Intelligence) is een programma van Microsoft met als doel om data uit verschillende systemen bij elkaar te brengen waardoor je inzichten kan maken die je eerder niet had. Op basis hiervan kun je jouw beslissingen maken. Met Power BI visualiseren we data en maken we het inzichtelijk. Urenlang rapportages maken in Excel is dus verleden tijd en kan vervangen worden door een zorgvuldig opgezet dashboard via Power BI. Er zijn veel zaken die binnen bedrijven geautomatiseerd kunnen worden, en die zo meer waarde creëren. Je kan verschillende systemen aan elkaar koppelen op verschillende gebieden zoals productniveau, medewerkers, projecten, machines, investeringen en meer.”

Weg met Excel

Inmiddels is Patrick al jarenlang als freelancer werkzaam op gebied van automatiseringen en Power BI. “Ik ging me focussen op dingen waar ik energie van zou krijgen en dat was klein tot middelgrote bedrijven helpen om beter met hun data om te gaan en inzichten te creëren die ze eerder niet hadden. Wat bijna altijd leidt tot tijdsbesparing. Door deze toepassingen zijn bedrijven wekelijks niet urenlang meer bezig met het structureren van data en het maken van dezelfde soort rapportages.” Na wat jaren freelancen, werd het tijd om een eigen ‘huis’ neer te zetten, zoals Patrick dat zelf omschrijft. “Ik wil een naam creëren en een basis neerzetten voor mezelf. Dat resulteerde in WegMetExcel.nl.

“Financieel managers zijn vaak handig met Excel, misschien soms net té handig waardoor er dingen gemaakt worden in Excel waarvoor het programma in eerste instantie niet gemaakt is, vind ik. Voor adhoc analyses is het prima, maar voor periodieke analyses is een programma als Power BI wel echt efficiënter. Vandaar de naam dus.” Begin 2022 deelde hij zijn website www.wegmetexcel.nl op LinkedIn. “Dat deed wel wat. De naam triggert en lokt veel reacties uit. Ook vervelende, maar voornamelijk heel veel toffe reacties. Het bericht haalde een bereik van 11.000 mensen. Dat had ik nog nooit meegemaakt.”

Patrick Pelsma – Eigenaar van Weg Met Excel

‘Samen zorgen we ervoor dat de aandacht binnen het bedrijf naar het juiste gaat.’

Tijd- en kostenbesparend

“Ik moet mezelf terugverdienen bij het bedrijf dat mij inhuurt. Ze willen er beter en slimmer van worden en het liefst nog geld besparen. Sommige bedrijven waren maandelijks wel 20 uur kwijt aan het maken van rapportages en analyses in Excel. Dan hadden ze de cijfers in beeld maar konden ze nog geen dingen verklaren. Via Power BI heb je een realtime overzicht. Dus dan is dat het startpunt en kun je vanuit daar onderzoeken waarom je cijfers zo zijn en daaruit inzichten en conclusies trekken. Het hele voortraject automatiseer of elimineer je. De tijdsbesparing en inzichten die dit oplevert zijn al manieren hoe ik mezelf terugverdien binnen en voor een bedrijf. Samen zorgen we ervoor dat de aandacht binnen het bedrijf naar het juiste gaat.”

Mooie projecten

Patrick geeft duidelijk aan dat Power BI niet altijd de oplossing is. “Voor een bedrijf in Amsterdam, wat werkt met een soort tijdschriftabonnement, hebben we laatst een waardevolle automatisering toegepast. Ze waren veel tijd kwijt met een continu up-to-date overzicht van abonnees en randzaken. De database die we hebben ontwikkeld zorgt ervoor dat dit nu op de automatische piloot gebeurt. De dagelijkse tot wekelijkse uren die ze hieraan kwijt waren kunnen ze nu besteden op andere vlakken binnen het bedrijf. Daarnaast loopt er ook een mooi project bij MVRDV, een wereldberoemd architectenbureau uit Rotterdam. Een grote wereldwijde organisatie waar ik nu bijspring op de finance-afdeling met het automatiseren van rapportages in PowerBI. En zo lopen er nog meer mooie projecten waar ik trots op ben.” Online ondernemen heeft zijn voor- en nadelen geeft Patrick aan. “Fysiek klantcontact is natuurlijk mooi, dat heb ik minder. Het voordeel aan ondernemen vind ik echt de vrijheid. En ja, het voordeel aan online ondernemen: waarom in Nederland werken als het ook vanaf het buitenland kan en de lijntjes net zo kort zijn!”

Ondernemerstip

“Gewoon doen. Het klinkt cliché, maar het is wel zo. De lichten gaan nooit allemaal op groen staan, dus je kan blijven wachten of uitstellen. Er zal altijd een reden zijn om het niet te doen. Mijn tip is wel om niet altijd van 0 direct naar 100 te gaan. Bouw het rustig op, net als bij het opbouwen van een dashboard in bijvoorbeeld Power BI. Vaak veel kleine stapjes winnen het altijd van af en toe een grote stap. Mensen of bedrijven hebben vaak de grootste ambitie, maar begin eerst met je corebusiness. Vanuit daar kun je gaan uitbreiden, dan ga je er veel meer aan hebben. Ik ben rustig aan het groeien, maar ik wil mezelf niet voorbij groeien. Zo geef ik op een rustig tempo steeds meer uit handen binnen mijn bedrijf. Dus start met ondernemen, maar wel op jouw tempo.”